Fraudele de tipul „prințului Nigerian” sau al „fondurilor de investiții fabuloase” stârnesc zâmbete sau par naive acum. Escrocheriile și fraudele împotriva companiilor sunt mult mai sofisticate în prezent, iar riscurile sunt uriașe, mai ales că aceste incidente nu sunt acoperite de asigurările de credit. Cu ajutorul AI și al digitalizării, infractorii pot crea acum documente perfect credibile prin care exploatează încrederea, graba sau neatenția firmelor-victimă. De aceea, o cultură solidă de securitate, instruirea echipelor și aplicarea unor proceduri stricte devin instrumente esențiale în „kit-ul de protecție” al oricărei afaceri.
Experții Atradius atrag atenția asupra unui tip aparte de fraudă: cel prin asumarea falsă a identității cumpărătorului. Aceasta se întâmplă atunci când escrocii se dau drept companii cunoscute pentru a plasa comenzi la furnizori, pentru a solicita livrarea la adrese false sau pentru a propune să colecteze ei înșiși bunurile care fac obiectul comenzii. Furnizorul facturează ulterior compania reală, care însă neagă, evident, că a plasat comanda.
„Deși AI aduce beneficii afacerilor, este din ce în ce mai exploatată în activități infracționale. Cu toții am văzut facturi false sau emailuri suspecte cu erori și design slab. Acum, AI poate ajuta infractorii să producă mesaje false extrem de realiste, inclusiv cu imitarea vocilor și a imaginilor partenerilor de afaceri, ceea ce face foarte dificilă detectarea fraudelor. Antreprenorii și profesioniștii din lumea afacerilor cunosc aceste riscuri, dar escrocii acționează atunci când suntem distrași sau stresați. De aceea, vigilența și colaborarea între departamente devin nu doar recomandări, ci condiții de supraviețuire în afaceri”, explică Alexandra Mehedințu (foto), Country Manager România la Atradius Crédito y Caución S.A. de Seguros y Reaseguros.
Companiile trebuie să fie vigilente, să verifice atent toate comenzile și toate schimbările în datele de livrare sau în detaliile facturilor electronice, să investească în educarea personalului din achiziții, vânzări și contabilitate cu privire la aceste riscuri emergente. Experții Atradius au analizat semnale care pot indica uzurparea identității clienților, și oferă câteva instrumente care pot ajuta companiile să identifice din timp astfel de manevre frauduloase și să minimizeze eventualele daune. Analizate separat, aceste aspecte nu indică neapărat o fraudă, dar când apar mai multe împreună trebuie să fiți vigilenți și să verificați mai temeinic:
- Website-ul arată profesionist, dar are funcționalitate limitată.
- Cumpărătorul pare puțin interesat de preț sau negociere.
- Timpul între primul contact, comandă și livrare este foarte scurt.
- Cumpărătorul solicită să colecteze bunurile personal (cu vehicule nemarcate).
- Adresa de livrare se schimbă în ultimul moment, chiar înainte de livrare.
- Cumpărătorul operează într-un alt sector comercial.
- Comenzi mult mai mari sau mai mici decât media industriei/tipului de produs
- Cumpărătorul oferă ușor informații cerute (referințe comerciale, conturi etc.).
- Comenzi plasate de un director sau chiar de CEO.
- Comandă neașteptată de la o companie cunoscută, dar cu care nu ați mai lucrat.
În cazul în care suspectați o tentativă de fraudă prin asumarea falsă a identității cumpărătorului, puteți face câteva verificări pentru a vă asigură că clienții sunt reali și acționează cu bune intenții:
- Notați coordonatele de contact: nume, număr de telefon (fix, pentru a-l putea asocia cu o adresă geografică, poștală) și adresă web; verificați-le!
- Fiți atenți la numărul de telefon și la adresa de e-mail – impostorii folosesc deseori numere de mobil și emailuri Gmail/Hotmail sau care au alt domeniu decât numele companiei folosite.
- Verificați gramatica și ortografia documentelor primite. Acestea ar trebui să fie redactate respectând standarde profesionale.
- Nu vă bazați doar pe numerele de contact oferite de cumpărător. Căutați numere alternative pentru companie și sunați pentru a verifica angajatul care a trimis oferta sau solicitarea.
- Atenție la website-uri false! Căutați alternative pentru adresa dată, deoarece impostorii creează site-uri secundare similare cu nume ușor diferite.
- Verificați data creării domeniului email/web pe whois.com/whois. Un domeniu recent creat pentru o afacere veche e un semnal de alarmă!
- Folosiți aplicații de tipul Street View pentru a verifica adresa de livrare.
- Fiți vigilenți la schimbări de ultim moment ale adresei de livrare și nu acceptați schimbarea destinației după ce bunurile sunt în tranzit.
- Educați echipele de transport să livreze doar la destinațiile specificate și să raporteze orice tentativă de schimbare a destinației.
- Fiți precauți la comenzi urgente sau informale chiar și de la clienți existenți și insistați pe respectarea procedurilor obișnuite.
Aceste măsuri simple pot face diferența dintre o afacere protejată și una vulnerabilă, atunci când sunt dublate de politici clare la nivel de companie, care privesc definirea canalelor oficiale de comunicare, stabilirea procedurilor de verificare pentru comenzile mari sau urgente, precum și audituri regulate ale proceselor interne. Extrem de utile sunt soluțiile tehnologice avansate de securitate cibernetică, în special sistemele automate de detectare a anomaliilor și instrumentele care verifică identitatea clienților prin mai multe surse. Dar oricât de bune ar fi instrumentele sau procedurile, tot oamenii fac diferența. Astfel, o cultură organizațională solidă și un mediu în care angajații se simt confortabil să tragă semnale de alarmă sunt fundamentale pentru a combate aceste amenințări, iar colaborarea cu parteneri de încredere, utilizarea referințelor comerciale reale și verificarea constantă a informațiilor despre partenerii de afaceri reduc semnificativ riscurile.
Experții Atradius amintesc că în caz de fraudă, singura soluție e să contactați imediat autoritățile. Recuperarea fondurilor este puțin probabilă, mai ales că astfel de incidente nu sunt acoperite de asigurarea de credit.
Informațiile furnizate în acest material au doar un scop informativ și nu sunt concepute ca o recomandare sau sfat cu privire la anumite tranzacții, investiții sau strategii în nici un fel către orice cititor. Cititorii trebuie să își ia propriile decizii independente, comerciale sau de altă natură, cu privire la informațiile furnizate.
