După patru ani de schimbări majore în modul în care lucrăm, prezența fizică la birou rămâne mult sub nivelul de dinainte de pandemie. În 83% din timp, mai puțin de jumătate dintre angajați se află simultan la birou, potrivit raportului „Transforming Offices into Magnets for Talent”, publicat recent de Colliers, care analizează date din 144 de birouri din întreaga lume, inclusiv din România.
Această prezență limitată afectează direct colaborarea, comunicarea dintre colegi și capacitatea companiilor de a menține o cultură organizațională puternică. Consultanții Colliers subliniază că nu este suficient să existe un birou, întrucât mai mult contează modul în care este folosit și rolul pe care îl are în viața profesională a angajaților. Spațiul de lucru trebuie să facă parte din rutină, să aibă un scop clar și să aducă valoare experienței de zi cu zi. Altfel, oamenii nu vor simți cu adevărat nevoia de a reveni.
Un birou devine cu adevărat „vibrant” atunci când este ocupat în proporție de 50% până la 85%, acesta fiind intervalul ideal în care se creează un echilibru între activitate, interacțiune și flexibilitatea spațiului de lucru. Sub acest prag, biroul riscă să fie un loc „tăcut”, lipsit de energie, dinamism și legături umane, exact acele elemente care defineasc un spațiu în care oamenii lucrează împreună, se arată în cel mai recent raport Colliers. În astfel de condiții, angajații sunt mai puțin tentați să revină fizic la birou, iar spațiul își pierde rolul de sprijin pentru colaborare și sentimentul de apartenență. Potrivit Colliers, ceea ce face un birou relevant nu este doar câți oameni îl folosesc, ci cum îl folosesc, în ce momente și cu ce scop.
„Angajații nu revin la birou doar din obligație, ci atunci când simt că prezența fizică le aduce valoare prin interacțiuni autentice, un mediu care susține munca eficientă sau oportunități de învățare și colaborare. Un birou gol nu creează cultură. Pentru ca spațiul fizic să devină un catalizator al colaborării, este nevoie de prezență constantă și activitate vizibilă. In a doua parte a lui 2024, am observat o tendință clară, deși prezența la birou este în creștere lentă, în zilele în care vin, angajații aleg sa rămână mai mult timp la birou.Nu mai vin pentru a bifa o prezență formală, ci pentru activități cu sens, precum brainstorming-uri, întâlniri de echipă, sesiuni de învățare sau proiecte în care interacțiunea directă face diferența. Această schimbare reflectă o nevoie din ce în ce mai mare ca biroul să răspundă la întrebarea esențială a angajatului modern: «Merită să vin la birou azi?». Din fericire, există soluții clare pentru a stimula revenirea, fără a o impune. Le recomandăm companiilor să regândească spațiile de birouri nu doar ca locuri de muncă, ci ca destinații care stimulează colaborarea, creativitatea și conexiunea, spații în care prezența devine o alegere firească, nu o cerință dictată”, explică Daniela Popescu, Director | Tenant Services & Workplace Advisory la Colliers.
Cel mai important factor care îi determină pe angajați să revină la birou este existența unui spațiu de lucru disponibil din care lucrează în ziua respectivă. Acest element simplu, dar esențial, poate crește prezența fizică cu până la 1,3 zile pe săptămână. De asemenea, o rutină clară, cu un program hibrid stabil și predictibil, contribuie la revenirea constantă la birou, adăugând în medie 1,1 zile în plus pe săptămână. Un alt element – cheie este comunicarea din partea managerului direct. Atunci când acesta exprimă clar așteptarea ca echipa să lucreze din birou, angajații tind să răspundă pozitiv, prezența crescând în medie cu 0,9 zile pe săptămână.
În schimb, beneficiile clasice, cum ar fi masa gratuită, cafeaua bună sau alte mici atenții, nu mai cântăresc prea mult în decizia angajaților de a reveni la birou. Ce influențează cu adevărat prezența sunt aspecte practice, precum ușurința cu care pot ajunge la birou, echilibrul dintre viața personală și cea profesională sau cât de bine reușesc să lucreze de acasă. Cu alte cuvinte, angajații vor reveni în măsura în care biroul le oferă o experiență mai bună decât ceea ce au deja în mediul lor de lucru de acasă.
Tocmai de aceea, Colliers recomandă companiilor să reconsidere rolul spațiilor de birouri, văzându-le nu doar ca locuri de muncă, ci ca adevărate medii care susțin comunicarea, stimulează inovația și cultivă relațiile interpersonale autentice. Aceste spații trebuie să devină locuri unde angajații aleg cu plăcere să fie prezenți, nu unde se simt obligați să se afle. Pentru ca birourile să devină locuri în care oamenii chiar își doresc să vină, Colliers încurajează reamenajarea acestora în jurul nevoilor reale ale echipelor. Spațiile care sprijină colaborarea, interacțiunea și flexibilitatea sunt tot mai căutate. Într-un context în care succesul nu se mai măsoară prin câți oameni încap într-un spațiu, ci prin cât de bine lucrează împreună, proiectarea inteligentă a biroului devine un avantaj competitiv important pentru companiile care vor să atragă și să păstreze angajați valoroși.
În România, concluzionează consultanții Colliers, tot mai multe companii își regândesc modul în care folosesc spațiile de birouri. Pe o piață aflată în schimbare, unde este necesar un echilibru între costuri, flexibilitate și cultura organizațională, biroul fizic poate rămâne un element-cheie al identității companiei, dacă este folosit cu sens. Nu ca o obligație impusă, ci ca un loc în care angajații aleg să vină, pentru că simt că le oferă valoare, conexiune și sprijin real în activitatea de zi cu zi.
Potrivit datelor departamentului de administrare a proprietăților din cadrul Colliers, lider pe piața de profil din Romania, cu un portofoliu de clădiri de birouri de peste jumătate de milion de metri pătrați, gradul de ocupare mediu al birourilor a depășit 50% încă din 2024, dar se află mult sub valorile dinaintea pandemiei.
Pentru a răspunde noilor nevoi ale companiilor și angajaților, Colliers oferă, prin serviciul său de Workplace Advisory, sprijin specializat în regândirea spațiului de lucru. Printr-o abordare integrată și orientată către obiectivele de business, echipa Colliers contribuie la crearea unor spații care favorizează colaborarea, flexibilitatea și starea de bine, adaptate realităților actuale ale muncii hibride.
