_________________
de Florina Mateescu, Perfect Accounting
Era digitală este definită în special de rapiditatea cu care se derulează acțiunile și procesele specifice fiecărui business. Transformările impuse de evoluția tehnologică a oferit domeniului financiar oportunitatea de a reproiecta în mod fundamental o serie de proceduri de lucru și de a procesa datele mult mai rapid si mai precis.
Digitalizarea domeniului financiar contabil, cu toate că a fost privită cu teamă de unii specialiști, aduce domeniului foarte multe beneficii în special în relația cu clienții.
Iată cinci schimbări pozitive generate de procesul accelerat de digitalizare al domeniului financiar contabil:
- Creșterea gradului de transparență în relația contabil – client
Contabilii au devenit mai receptivi la nevoile companiilor pe care le au în portofoliu. Clientul de azi este de multe ori în pas cu evoluția tehnologică, este capabil să verifice online soldurile bancare, să facă tranzacții utilizând aplicațiile de mobile banking, să folosească soluții digitale prin care să-și organizeze veniturile. Toate aceste lucruri cresc nivelul de așteptări pe care clienții îl au în sfera de business, în sensul că ei se așteaptă la același nivel de accesibilitate la datele companiei și de raportare în timp real. Vor să vadă toate tranzacțiilor lor, să primească tratament personalizat și servicii rapide. Digitalizarea contabilă a oferit experților contabili posibilitatea să răspundă acestei nevoi a clienților, prin instrumente care îi ajută să livreze servicii rapide și fără erori. Dezvoltarea software și cloud aduc noi inovații în fiecare an ceea ce va transforma în istorie dosarele cu șină, mormanul lunar de bonuri fiscale, registrele și facturile pe suport hârtie. Pentru a putea accesa, procesa si gestiona eficient datele contabile este necesar să se realizeze saltul de la metodele tradiționale de înregistrare a datelor la sistemele digitale. Folosirea unui portal de contabilitate reduce foarte mult riscul pierderii datelor. O astfel de platforma permite de la înregistrarea tranzacțiilor la generarea de rapoarte și analize financiare cu diverse niveluri de complexitate. Documentele contabile sunt tranformate în format electronic prin scanare sau fotografiere și sunt încărcate în platforma contabilă. Aici ele pot fi sortate, organizate și pot fi accesate în orice moment și din orice loc eliminând astfel dependența clientului de contabil pentru a avea acces la informații. Un astfel de instrument digital oferă clienților acces în timp real la documentele firmei, rapoarte financiare sau informații punctuale despre cheltuili sau încasări. În acest fel tot procesul contabil este transparent și mult mai rapid, este nevoie doar de un device, laptop/ telefon/ tabletă, și de o conexiune stabilă la internet.
- Scăderea gradului de eroare
Greșelile de scriere sau de calcul, link-urile corupte, datele vechi stocate pe dispozitive nesigure sunt doar câteva dintre erorile care apar cu regularitate în activitatea financiar-contabilă. Transformarea digitală a acestui domeniu se realizează în direcția utilizării unei singure platforme pentru partea de management financiar. În acest fel, persoanele implicate vor avea parte de imaginea completă a datelor, rapoartelor și indicatorilor financiari, iar erorile devin mult mai ușor de detectat și pot fi corectate în timp util.
Valorificarea la maxim a acestui beneficiu presupune un efort de organizare crescut. Digitalizarea are rolul de a menține toate datele centralizate și organizate, reducând la maxim nivelul erorilor și sprijinid conformitatea datelor cu cerințele legislative și cu reglementările financiare.
- Timp de lucru redus și performanță crescută pentru angajat
Prin implementarea soluțiilor digitale volumul de timp alocat operațiunilor administrative se reduce considerabil, ceea ce duce la creșterea nivelului de performanță în rândul angajaților. Sarcinile repetitive de natură administrativă ocupă mult timp și devin plictisitoare pentru angajatul care se simte ineficient, iar această realitate poate fi schimbată radical prin adoptarea unei soluții digitale potrivite operațiunilor derulate în cadrul departamentului financiar contabil. Transformarea digitală a acestui departament ușurează munca echipelor financiare prin eficientizarea operațiunilor și proceselor, de la prognozele fluxului de numerar la managementul furnizorilor.
- Consolidarea protecției datelor
Creșterea gradului de digitalizare din domeniul financiar implică și asumarea responsabilității cu privire la protecția datelor stocate și gestionate. Utilizarea sistemelor de stocare online necesită implementarea măsurilor potrivite securitate a datelor contabile stocate. Securizarea avansată este necesară pentru a proteja datele clienților și pentru a gestiona eficient utilizatorii care le pot accesa. Fie că vorbim despre persoane din cadrul departamentului care procesează datele contabile, fie că vorbim despre clientul cu ale cărui date se lucrează, este esențial ca securitatea informațiilor să reprezinte un criteriu important în alegerea sistemului digital care se implementează în departament.
- Realizarea de analize avansate
Procesarea datelor în timp real este un beneficiu foarte important pe care digitalizarea contabilității l-a adus în activitatea curentă a experților. Soluțiile software de contabilitate ajută la realizarea de analize financiare avansate, sprijining în acest fel monitorizarea financiară a afacerii și la luarea de decizii rapide bazate pe cunoașterea realității financiare din companie.
Instrumentele digitale create pentru domeniul financiar includ și funcții care automatizează realizarea analizelor financiare. Acestea pot fi adaptate astfel încât să servească scopurilor de management din anumite situații. Avantajul acestora este că pot fi realizate mult mai rapid decât prin metoda clasica de procesare a datelor, adică cea manuală.
În concluzie, acest proces de digitalizare a domeniului financiar contabil are scopul de a îmbunătăți metodele de lucru și nicidecum de a reduce locurile de muncă. Accelerarea procesului de tehnologizare va ajuta pe viitor instituțiile statului să integreze sistemele digitale cu sistemele lor fiscale, facilitând schimbul electronic de informații între contribuabili și autoritățile fiscale. Un bun exemplu în acest sens este introducerea facturilor electronice și a raportărilor fiscale online, schimbări care aduc un plus de fluiditate în activitatea financiară. Principiile contabilității rămân aceleași, însă, în relația cu clienții, valoarea adăugată este dată de instrumentele de lucru digitale pe care le utilizezi în practica curentă pentru a crește satisfacția acestora și pentru a le oferi servicii de specialitate calitative.
